การส่งอีเมลและไฟล์งานเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในทุกวัน แต่ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อย เช่น ส่งผิดคน แนบไฟล์ผิด หรือข้อมูลไม่ครบ อาจทำให้เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน และต้องเสียเวลาแก้ไขงานภายหลัง ดังนั้น ก่อนกด Send ลองใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาทีตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อย
ข้อผิดพลาดเล็กๆ ในการส่งอีเมล เช่น ส่งผิดคน แนบไฟล์ผิด หรือข้อมูลไม่ครบ อาจทำให้เข้าใจคลาดเคลื่อน และเสียเวลาแก้ไขงานในภายหลัง MIS News จึงรวบรวม 5 เช็กลิสต์สำคัญเพื่อช่วยลดความผิดพลาดมาฝากกัน
1. ผู้รับถูกต้อง
ตรวจสอบชื่อ และอีเมลของผู้รับ รวมถึงผู้ที่อยู่ในช่อง CC ว่าเป็นบุคคลที่เกี่ยวข้องหรือไม่
2. ไฟล์แนบครบถ้วน
เช็กว่าแนบไฟล์ครบหรือไม่ เป็นไฟล์ที่ถูกต้อง และเป็นเวอร์ชันล่าสุดก่อนส่ง
3. ข้อมูลถูกต้อง
ตรวจสอบชื่อ วันที่ ตัวเลข และรายละเอียดสำคัญ เพื่อป้องกันข้อมูลผิดพลาด หรือคลาดเคลื่อน
4. ข้อมูลเหมาะสมกับผู้รับ
หากเป็นข้อมูลภายใน หรือข้อมูลสำคัญ ควรตรวจสอบว่าผู้รับมีความเกี่ยวข้อง และสามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้
5. ข้อความชัดเจน
ตรวจสอบหัวข้อ และเนื้อหาให้เข้าใจง่าย หากต้องการให้ผู้รับดำเนินการอะไร ควรระบุให้ชัดเจน
ใช้หลัก “หยุด – เช็ก – ส่ง”
หยุดอ่านอีเมลอีกครั้ง → เช็กผู้รับ ไฟล์ และข้อมูล → ตรวจสอบความเรียบร้อย แล้วจึงกด Send
เพียงแค่หยุดอ่านทบทวนอีเมลอีกครั้ง เพื่อเช็กผู้รับ ไฟล์ และข้อมูลให้เรียบร้อยแล้วจึงกด Send การสละเวลาตรวจสอบเพียงไม่กี่วินาที จะช่วยให้งานถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรก และลดปัญหาการส่งข้อมูลผิดพลาดได้อย่างมาก
ขอบคุณที่มาจาก : Microsoft Support