BCP คืออะไร?
BCP (Business Continuity Plan) คือแผนสำรองที่บริษัทใช้เมื่อต้องเผชิญกับเหตุการณ์ฉุกเฉิน เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม ไฟฟ้าดับ ระบบล่ม หรือการระบาดของโรค เพื่อให้การดำเนินธุรกิจของเราสามารถ “เดินหน้าต่อ” ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และกระทบน้อยที่สุด
องค์ประกอบหลักของ BCP
– การวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Assessment) ประเมินเหตุการณ์ที่อาจกระทบธุรกิจ
– การวิเคราะห์ผลกระทบ (Business Impact Analysis ดูว่าแต่ละหน่วยงานจะได้รับผลกระทบอย่างไร
– กลยุทธ์การฟื้นฟู (Recovery Strategies) มีแผนสำรองไว้ เช่น สถานที่ทำงานสำรอง / ระบบ IT สำรอง
– แผนการสื่อสาร (Crisis Communication Plan) แจ้งข่าวสารอย่างรวดเร็วกับทีมงานและลูกค้า
– การฝึกซ้อมและปรับปรุง (Testing & Review) ฝึกซ้อมสถานการณ์ฉุกเฉิน และอัปเดตแผนเป็นระยะ
ทำไมเราต้องรู้เกี่ยวกับ BCP?
– เพื่อความปลอดภัยของพนักงานทุกคน
– เพื่อให้รู้หน้าที่ของตัวเองหากเกิดเหตุการณ์
– เพื่อป้องกันไม่ให้การผลิตหยุดชะงัก
– เพื่อสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าและคู่ค้า
ใครเกี่ยวข้องกับ BCP?
ทุกคนซึ่งแต่ละแผนกจะมีบทบาทต่างกัน เช่น
– CEO ขององค์กร อนุมัติงบประมาณในการใช้แผน BCP
– ประธานคณะบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ พิจารณาทบทวนการอนุมัติและยกเลิกให้ใช้แผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP)
– ผู้แทนฝ่ายบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ ประสานงานและอัพเดทสถานการณ์ ในการดำเนินงานตามแผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ให้กับประธานหรือ CEO ได้รับทราบ
– ผู้อำนวยการคณะบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ กำกับดูแลสั่งการในการดำ เนินการด้านการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจในภาพรวม
– BCP TEAM สื่อสารประชาสัมพันธ์ บันทึกข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรและสื่อสารไปยังพนักงานภายในองค์กร ,บริษัทใกล้เคียง ,ลูกค้า ,เจ้าหน้าที่การนิคมอุตสาหกรรมในพื้นที่ที่เกิดเหตุ , หน่วยงานราชการ , สื่อมวลชน
– BCP TEAM สาธารณูปโภค กำกับและดูแลด้านความปลอดภัยของโครงสร้างอาคาร , ระบบไฟฟ้า , ระบบน้ำ ,ระบบลม ,เครื่องจักร
– BCP TEAM วางแผนการผลิต ดำเนินการวางแผนการผลิตเพื่อให้สามารถผลิตได้ตามคำสั่งซื้อของลูกค้า
– BCP TEAM ทรัพยากรบุคล ดูแลและสรรหากำลังพลให้กับกระบวนการผลิต
– BCP TEAM จัดซื้อจัดจ้าง ดูแลในการสรรหาผู้รับเหมาช่วง , เครื่องจักร , อุปกรณ์สำนักงาน , อะไหล่
– BCP TEAM ธุรการ ดูแลและจัดเตรียมเรื่องการเดินทางขอพนักงาน อาหาร น้ำดื่ม ให้เพียงพอต่อการใช้ชีวิตประจำวัน
– BCP TEAM สารสนเทศ ดูแลและควบคุมระบบสารสนเทศให้พร้อมใช้งาน
– BCP TEAM การเงิน , ประกันภัย ดูแลและตรวจสอบทรัพย์สินภายในองค์กรที่เสียหาย
– ผู้บริหาร ดูแลกำกับพนักงาน ให้ปฏิบัติตามหน้าที่และตระหนักถึงความสำคัญของ BCM
– หัวหน้างาน กำกับดูแลให้วัตถุประสงค์และเป้าหมายเป็นไปตามข้อกำหนดของมาตรฐาน BCM
– พนักงาน ปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับผิดชอบ เพอื่ ให้ได้ตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ของระบบ BCM
สิ่งที่พนักงานควรทำ
– รู้จัก “หัวหน้าประจำจุด” หรือ BCP Leader ในทีมของคุณ
– บันทึกเบอร์ติดต่อกรณีฉุกเฉิน
– เข้าร่วมการฝึกซ้อม BCP อย่างสม่ำเสมอ
การฝึกซ้อม BCP
– จะมีการจำลองสถานการณ์ฉุกเฉิน เช่น อพยพไฟไหม้, ระบบล่ม ฯลฯ
– พนักงานจะได้ฝึกตามขั้นตอนจริง
– ประเมินผลและปรับปรุงแผนร่วมกัน
ประโยชน์ของ BCP
– ลดความเสี่ยงและผลกระทบจากเหตุการณ์ฉุกเฉินต่างๆ ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินงานได้ต่อเนื่องหรือฟื้นตัวได้เร็วที่สุดหลังเกิดเหตุ
– ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการฟื้นฟูหลังวิกฤต
การเตรียมแผนล่วงหน้าช่วยลดความเสียหายและต้นทุนในการกู้คืน
– เสริมสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ลูกค้าจะมั่นใจว่าองค์กรมีความพร้อมรับมือกับวิกฤตและรักษาบริการได้อย่างต่อเนื่อง
– เพิ่มความพร้อมของพนักงานและระบบภายในองค์กร
พนักงานรู้หน้าที่ของตนเมื่อเกิดเหตุทำให้ลดความสับสนและจัดการสถานการณ์ได้มีประสิทธิภาพ
สรุป :
BCP ไม่ใช่แค่แผนของผู้บริหารแต่เป็นแผนของทุกคนยิ่งเราพร้อมมากเท่าไหร่ ธุรกิจก็จะหยุดชะงักน้อยลง และทุกคนจะปลอดภัยมากขึ้น