เวลามีการส่งเมลถึงคนจำนวนมากๆ ทุกคนรู้กันไหมครับ…. ว่าเวลาตอบกลับควรตอบอย่างไร ให้เหมาะสม วันนี้เรามีวิธีมาแนะนำครับ
การใช้ Reply, Reply All และ Forward ให้ถูกต้อง
เท่าที่ผ่านมาจะเห็นว่าหลายๆ คนยังใช้ 3 อันนี้ไม่ถูกนะครับ ขอสรุปสั้นๆ เอาไว้ให้ดังนี้
Reply = ตอบกลับไปหาผู้ส่งเพียงคนเดียว โดยไม่มีไฟล์แนบต้นฉบับกลับไป เหมาะสำหรับการคุยที่อยากให้เป็นส่วนตัวหรือไม่รบกวนผู้อ่านคนอื่น ดังนั้นถ้าเป็นการพูดคุยเชิงขอความเห็น หรือการทำงานเป็นทีมใหญ่ๆ ถ้าเป็นเรื่องที่ควรรู้กันทั้งทีมให้ไปใช้ Reply All แทนนะครับ กับอีกกรณีคืออยากตอบให้แค่บางคนเห็น ก็ใช้ Reply แล้วเพิ่มผู้รับคนอื่นๆ เข้าไปได้ครับ
Reply All = ตอบกลับไปหาผู้ส่งและผู้รับคนอื่นๆ ทุกคน โดยไม่มีไฟล์แนบต้นฉบับกลับไป เหมาะสำหรับการพูดคุยกันทั้งทีมให้ทุกคนในทีมเห็นข้อมูลตรงกัน บางทีถ้าบทสนทนานั้นเค้าตอบกลับไปกลับมาด้วย Reply All แล้วเราใช้ Reply เฉยๆ ตอบกลับไป ก็อาจทำให้คนอื่นๆ ในทีมหลุดจากการสื่อสารไป และไม่ได้ทำงานหรือเกิดความเข้าใจผิดกันได้
Forward = ส่งต่อเมลล์ไปให้ผู้อื่น โดยมีไฟล์แนบต้นฉบับไปด้วย เหมาะสำหรับเวลาจะส่งต่อไฟล์ไปให้คนอื่น หรือจะเปิดวงสนทนาวงใหม่ก็ตาม
ดังนั้นจะใช้คำสั่งไหนก็ต้องคิดให้ดีนะครับ ว่าข้อความเหล่านี้เราต้องการให้ใครรับรู้บ้าง