การตอบกลับอีเมลของคุณนั้นถูกต้องหรือไม่? แล้วคุณทราบไหมว่าปัญหาที่พบในการตอบกลับอีเมลมีอะไรบ้าง? วันนี้แผนก MIS มีเกร็ดความรู้เกี่ยวกับการตอบกลับอีเมลแบบ Reply, Reply All และ Forward มาฝากทุกคน เนื่องจากการตอบกลับอีเมลทั้ง 3 แบบ อาจจะทำให้บางคนสับสนหรือใช้งานไม่ถูกต้องนั่นเอง
ปัญหาที่พบบ่อย ๆ ในการตอบกลับอีเมล นั่นก็คือการกดปุ่ม “Reply All” หรือ “ตอบกลับทั้งหมด” ซึ่งเป็นการตอบกลับไปหาผู้ส่งและผู้รับทุกคน อาจจะทำให้ผู้รับคนอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องได้รับอีเมลนี้ด้วย และอาจส่งผลให้กล่องขาเข้าอีเมลของผู้รับอื่น ๆ เพิ่มขึ้นจนไม่เพียงพอต่อการใช้งาน
ใช้ Reply/ Reply All/ Forward ให้ถูกต้อง
“Reply หรือ ตอบกลับ” เป็นการตอบกลับอีเมลไปหาผู้ส่งเพียงคนเดียว โดยไม่มีไฟล์แนบต้นฉบับกลับไป เหมาะสำหรับการสื่อสารที่อยากให้เป็นส่วนตัวหรือไม่รบกวนผู้อ่านคนอื่น กับอีกกรณีคืออยากตอบกลับเฉพาะบางคนเท่านั้น ก็สามารถใช้ Reply แล้วเพิ่มผู้รับคนอื่น ๆ เข้าไปได้
“Reply All หรือ ตอบกลับทั้งหมด” เป็นการตอบกลับอีเมลไปหาผู้ส่งและผู้รับคนอื่น ๆ ทุกคน โดยไม่มีไฟล์แนบต้นฉบับกลับไป เหมาะสำหรับการพูดคุยกันทั้งทีมให้ทุกคนในทีมเห็นข้อมูลตรงกัน
“Forward หรือ ส่งต่อ” เป็นการส่งต่อเมลไปให้ผู้อื่น โดยมีไฟล์แนบต้นฉบับไปด้วย เหมาะสำหรับเวลาจะส่งต่อไฟล์แนบไปให้คนอื่น หรือจะเปิดวงสนทนาวงใหม่